Como organizar sua Agenda
Como Organizar sua Agenda
Escrito em parceria com Equipe wikiHow
É preciso criar tempo para o trabalho, lazer, entes queridos, e para si mesmo. A melhor forma de fazer isso é organizando informações de uma forma que esteja de acordo com seu estilo de vida. Compre ou crie a agenda ideal para suas necessidades rotineiras.
Faça uma lista de prioridades, para poder lidar com tarefas diárias e semanais.
1 Passo
Compre uma agenda de papel. Compre-a na livraria da região ou online. Você pode escolher uma agenda de papel que dure um ano ou mais. Escolha uma agenda atraente, que seja agradável de olhar. Ela pode ser fina ou pequena, de forma que caiba na sua bolsa - dessa forma, poderá carregá-la aonde for.
Compre uma agenda de mesa para deixar na escrivaninha, se não quiser carregá-la.
Verifique se a agenda tem espaço suficiente para escrever atividades diárias.
Compre uma agenda com espaços maiores para cada dia, se o seu cronograma for variável e divido em várias partes pequenas.
Se tiver muitos projetos em andamento com prazos flexíveis, escolha uma agenda com espaços menores para cada dia e mais espaço em branco para cada semana. Esse espaço pode ser usado para uma lista de tarefas.
Uma lista de tarefas na agenda é útil para a maioria das pessoas, por isso, pode ser uma boa ideia escolher uma agenda com mais espaço em branco para cada semana.
2 Passo
Planeje online. Algumas alternativas são aplicativos, sites, ou extensões em serviços de e-mail para organizar os horários. Essas opções são mais indicadas para quem coordena a agenda com outras pessoas, ou realiza maior parte das tarefas no celular e computador. Pesquise por aplicativos gratuitos que correspondam às suas necessidades, disponíveis para celulares e navegadores. Caso queira compartilhar informações da sua agenda online com amigos, família, ou colegas, pergunte quais serviços eles usam e planeje de acordo.
3 Passo
Planeje no computador. A maioria dos computadores possui um programa de calendário. É possível coordenar esse programa com seu e-mail e outros sites. Pesquise por "calendário" no computador, ou procure na pasta de programas.
4 Passo
Crie sua própria agenda de papel. Encontre modelos online para imprimir, ou crie sua agenda a mão, ou no computador. Compre uma capa para a agenda; pode ser um fichário ou capa de livro. Use um furador nas folhas, se for colocar modelos impressos em um fichário.
Uma opção é tirar as páginas de um livro de capa dura velho, e usar essa capa para encadernar a agenda. Coloque a capa sobre uma superfície e tire as medidas.
Encontre folhas de papel que sejam um pouco menores do que a altura e largura da capa, ou corte o papel para que fique no tamanho apropriado.
Dobre cada folha ao meio, para formar duas páginas.
Use régua, caneta, lápis de cor, marcador, ou pincel, e trace linhas em cada página de acordo com o design de organização que preferir. Veja modelos online para encontrar ideias.
Empilhe as páginas. Verifique se elas cabem na capa. Talvez precise dividir as folhas em três pilhas separadas, para que a agenda não fique grossa demais.
Agora que as páginas estão em ordem, coloque as datas. Não se esqueça dos feriados!
Encaderne a agenda. Use um furador ou uma agulha grossa. Faça um ou dois buracos na capa, na mesma posição em que as páginas. Use um material resistente para costurar as páginas.
5 Passo
Use uma lista de prioridades. Evite manter listas longas de tarefas que só aumentam com o tempo. Em vez disso, integre a lista de tarefas ao seu cronograma diário. Quando tiver uma nova tarefa, divida-a em partes e anote cada parte na data em que pretende completá-la. Determine um prazo máximo, para o caso de não conseguir completar a tarefa no horário em que marcou.
Você pode usar uma lista de tarefas diárias e uma lista de projetos em andamento, mas em alguns casos, uma ideia ainda melhor é usar uma lista de tarefas semanais e uma lista de tarefas mensais, em vez de uma lista longa.
Manter uma lista de tarefas sem data e horário específicos fará com que você se perca nos projetos antes mesmo de completá-los.
6 Passo
Comece pelas tarefas maiores. Comece o dia completando as tarefas mais importantes na sua agenda. Agende a tarefa que absolutamente precisa ser feita em um determinado dia como a primeira e mais importante. Dessa forma, mesmo se for interrompido mais tarde, pelo menos terá completado a tarefa mais importante. Qualquer coisa obrigatória ou particularmente importante é uma boa opção para ser a primeira tarefa.
7 Passo
Divida cada tarefa. Agende todas as partes de cada tarefa, incluindo os e-mails que precisa mandar, planejamento a fazer, e itens que precisa adquirir. Se não fizer isso, pode acabar perdendo tempo tentando finalizar tarefas, sem perceber que está se esquecendo de partes essenciais.
8 Passo
Pense antes de agir. Antes de iniciar uma tarefa, passe alguns minutos pensando no resultado que gostaria de alcançar. Esse exercício irá ajudá-lo a ter foco e direção. Anote os objetivos ou tarefas para cada dia na agenda, ou simplesmente sente-se e pense a respeito. Se estiver trabalhando com alguém, mencione seus objetivos em voz alta.
9 Passo
Divida seus dias em períodos. Atribua uma tarefa a cada período do dia. Geralmente, fazer várias coisas ao mesmo tempo é menos eficiente. Foque em apenas um projeto durante cada período do dia, por mais que este projeto tenha muitas partes.
10 Passo
Tire uma pausa. Talvez agendar um tempo de descanso pareça contraintuitivo, mas é algo que pode ser beneficial. Não use a agenda para ficar sobrecarregado de trabalho. Trabalhar durante a exaustão e além dos seus limites físicos é algo que só pode acontecer durante emergências. Agende pequenas pausas após períodos de 45 a 60 minutos de trabalho, tendo em vista que esse é o período máximo em que a maioria das pessoas consegue permanecer focada.
Fique um tempo longe da mesa ou do computador.
Agende um tempo para passar com entes queridos, para preparar refeições, e para passar consigo mesmo.
Agende a "hora da preocupação", se for uma pessoa propensa à ansiedade. Dessa forma poderá deixar as preocupações para depois, ao perceber que está se preocupando demais durante o trabalho.
Agende uma pausa e deixe suas distrações para esse horário. Em vez de olhar constantemente para o telefone, e-mail, ou mídias sociais, deixe para fazer isso durante os horários agendados.
Fonte: wikihow
